Dane osobowe w CRM. Co musisz wiedzieć?

W związku z przepisami, które wprowadza RODO, od 25 maja 2018 r. dane osobowe mogą być gromadzone i przetwarzane tylko w prawnie określonych celach. Jak przygotować firmę i swój system CRM na wymogi Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych? Jak należy chronić dane osobowe w CRM?

Czy RODO mnie dotyczy?

Unijne rozporządzenie dotyczy wszystkich podmiotów, które przetwarzają dane osobowe. Takim podmiotem może być firma, instytucja lub osoba fizyczna. Administrator danych osobowych to podmiot, który decyduje o celach i sposobie przetwarzania danych. W świetle tego można jasno powiedzieć, że RODO dotyczy każdego przedsiębiorstwa, które gromadzi dane swoich kontrahentów i współpracowników.

Dane osobowe w CRM – wsparcie systemu

System CRM, który jest przystosowany do RODO powinien wspierać Twoją firmę na dwóch płaszczyznach. Z jednej strony wspiera sprawną pracę na co dzień, a z drugiej dba o bezpieczeństwo wszystkich zasobów.

Zarządzanie uprawnieniami

Twoi pracownicy na co dzień zajmują się przetwarzaniem danych osobowych. Ale czy każdy z nich powinien mieć taki sam dostęp do zasobów? To zależy od Ciebie. System CRM pozwala Ci na kontrolowanie tego, co widzą pracownicy w systemie. Dzięki uprawnieniom dostępu, możesz stworzyć różne profile użytkowników, dla których dostępne będą różne części systemu.

Rejestrowanie zmian

QuickCRM zapisuje każdą edycję karty klienta wraz z datą, godziną i osobą, która zmian dokonała. Co więcej, dostępne są też informacje nt. założenia karty kontrahenta oraz historia zmian wszystkich atrybutów, które są do niej przypisane.

Zgodnie z RODO, każdy człowiek ma prawo zwrócić się do administratora, aby ten usunął jego dane osobowe w całości i ma on obowiązek to żądanie zrealizować. Prawo do bycia zapomnianym – pod taką nazwą kryje się ów przepis, możesz zrealizować w systemie CRM. Administrator może na wniosek kontrahenta wykreślić go z listy mailingowej, z bazy klientów i z każdego innego miejsca w systemie.

Dane osobowe w CRM są pod szczególną ochroną, dlatego QuickCRM zapewnia, że dostęp do nich będą mieli tylko upoważnieni użytkownicy. Dlatego wspiera bezpieczeństwo logowania dzięki systemowi zaawansowanego uwierzytelniania. System może wymuszać utworzenie silnego hasła oraz automatycznie prosić użytkownika o jego zmianę. Przy kilkukrotnym podaniu błędnego hasła, system zablokuje dostęp do danych. Administrator może natomiast przeglądać historię logowania do systemu oraz wysyłać użytkownikom komunikat z prośbą o zmianę hasła. Rodo w CRM. CRM zgody z Rodo. Zadbaj o bezpieczeństwo danych osobowych z systemem CRM - Quick CRM

Zgodnie z RODO dane, które przetwarza Twoja firma muszą być gromadzone w ściśle określonym celu. Nie należy więc umieszczać tam danych, które nie są konieczne do sprawnej obsługi klientów. System QuickCRM nie wymusza tego, jakie dane znajdą się w karcie klienta oraz nie wymaga wprowadzania konkretnych informacji. To Ty możesz zdecydować, jakie dane gromadzisz. System CRM umożliwia wprowadzanie wielu rodzajów danych, to administrator decyduje, jakie cechy kontrahenta będą dostępne w systemie.

RODO w CRM – prawo do bycia informowanym

Rozporządzenie nadaje konsumentom prawo do bycia informowanym oraz prawo do dostępu do danych osobowych. To oznacza, że administrator ma obowiązek udostępnienia danych każdego klienta na jego wniosek. System CRM umożliwia wgląd i edycję danych upoważnionym użytkownikom. Jeśli zgłosi się do Ciebie klient z wnioskiem o udostępnienie mu jego danych, w kilka chwil możesz mu je przesłać.