Zadanie – jest to zaplanowana w systemie aktywność. Może to być np. zaplanowane spotkanie lub przygotowanie oferty.
Zdarzenie – to wykonane zadanie. Jeśli swoje zaplanowane zadanie oznaczysz jako wykonane zostanie ono automatycznie zapisane jako zadanie ukończone oraz zostanie utworzone zdarzenie. Dodatkowo, jeśli to klient skontaktuje się z Tobą, możesz utworzyć zdarzenie, które będzie widoczne na Twojej liście oraz przypisane zostanie do kontrahenta.
Zadania można tworzyć w wielu miejscach w systemie. Z poziomu kalendarza wystarczy dwa razy kliknąć w konkretny dzień lub wybrać opcję “dodaj nowe zadanie”, aby rozpocząć dodawanie zadania.
Z zadaniem możesz powiązać kontrahenta, dokumenty oraz szanse sprzedaży, a także tworzyć powiadomienia.
Tworzenie zadania
[1] Utwórz zadanie, klikając na przycisk “dodaj nowe zadanie” lub dwa razy klikając w wybrany dzień na kalendarzu.
[2] Wybierz typ zadania. W systemie domyślnie zdefiniowane są cztery typy zadań:
Zaplanowane spotkanie z klientem
Skontaktować się
Przygotować ofertę
Dostarczyć ofertę
[3] Wybierz osobę, do której chcesz przypisać zadanie. Możesz tworzyć zadania dla siebie, możesz też delegować zadania innym pracownikom. Wystarczy, że wpiszesz pierwsze litery, a system podpowie Ci osoby.
[4] Możesz wybrać osobę klienta, z którą związane jest zadanie. Wystarczy, że wpiszesz pierwsze litery, a system podpowie Ci kontrahentów.
[5] Jeśli chcesz, ustaw przypomnienie, które wyświetli się wraz z opisem w odpowiednim czasie.
[6] Powiąż zadanie z kontrahentem, aby tworzyć wspólną historię wszystkich kontaktów, do której masz dostęp w karcie kontrahenta. Wystarczy, że wpiszesz pierwsze litery, a system podpowie Ci kontrahentów.
[7] Jeśli jest to zadanie, które wykonujesz systematycznie, zaznacz, że jest to zadanie cykliczne i wybierz częstotliwość powtarzania.
W kalendarzu możesz wyświetlić swoje zadania oraz zadania wybranych osób.
Domyślnie w kalendarzu wyświetlają się zadania aktywne. Każdy pracownik może mieć przypisany inny kolor do swoich zadań. Takie rozwiązanie zwiększa przejrzystość kalendarza i ułatwia koordynację pracy. Aby wybrać kolor, należy przejść do ustawień profilu.
[1] Wybierz osoby, których zadania chcesz wyświetlić.
[2] Wyświetlone zadania kierownika.
[3] Wyświetlone zadania pracownika.
Zdarzenia mają takie same atrybuty jak zadania (oprócz przypomnień czy ustawień cyklicznych).
[1] Dodaj nowe zdarzenie.
[2] Wybierz typ zdarzenia. W systemie domyślnie zdefiniowanych jest pięć typów zdarzeń:
Skontaktowano się
Zrealizowano spotkanie z klientem
Przygotowano ofertę
Dostarczono ofertę handlową
Kontakt przychodzący
Zdarzenie może powstać automatycznie, jeśli wykonasz zaplanowane zadanie.
[3] Wybierz zaplanowane zadanie w kalendarzu — dwa razy kliknij, aby przejść do szczegółów zadania. Uzupełnij dane i kliknij “wykonaj”, aby przejść do widoku zdarzenia.
[4] Zdarzenie, które właśnie utworzyłeś, zostało powiązane z zaplanowanym wcześniej zadaniem. W tym miejscu możesz zobaczyć jego szczegóły. Teraz wystarczy, że uzupełnisz dane i klikniesz “Zapisz”, aby powstało zdarzenie.
W kalendarzu możesz wyświetlić swoje zdarzenia oraz zdarzenia wybranych osób.
Każdy pracownik może mieć przypisany inny kolor do swoich zdarzeń. Rozwiązanie to zwiększa przejrzystość kalendarza oraz ułatwia koordynację pracy. Aby wybrać kolor, należy przejść do ustawień profilu.
[1] Wybierz osoby, których zdarzenia chcesz wyświetlić.
[2] Wyświetlone zdarzenia pracownika.
[3] Wyświetlone zdarzenia kierownika.
Tworzenie własnych typów zadań i zdarzeń
[1] Wybierz z menu “Ustawienia”, a następnie “Zadania i zdarzenia”.
[2] Przejdź do typów zadań.
[3] Znajdujesz się na liście wszystkich zadań i zdarzeń w systemie. Dodaj nowy typ.
[4] Dodaj nazwę typu.
[5] Określ priorytet, który decyduje o kolejności wyświetlania typów zdań na liście, np. podczas tworzenia zadania.
[6] Zaznacz, jeśli tworzysz zdarzenie. W innym przypadku powstanie zadanie.
[7] Pamiętaj o nadaniu uprawnień odpowiednim profilom.
[8] Zapisz ustawienia.
Tworząc zadanie możesz sprawdzić, czy Twoje ustawienia były poprawne.
