Excel czy CRM? 8 powodów, dla których warto zamienić Excela na system CRM
Prowadzisz swoją działalność biznesową? Planujesz i koordynujesz reazlizację codziennych obowiązków, a dodatkowo jesteś osobą odpowiedzialną za analizę wyników osiąganych przez Twój zespół? Musisz mierzyć się z ogromną ilością informacji? W swojej pracy wykorzystujesz arkusz kalkulacyjny, na przykład Excel? Jeśli TAK, to jesteś w odpowiednim miejscu! Czytaj dalej, a dowiesz się czym jest system CRM, które z narzędzi jest lepsze – Excel czy CRM, a także dlaczego warto zamienić Excel na prosty CRM.
Od papierowej dokumentacji, przez Excel, aż do CRM
Obecna rzeczywistość, również ta biznesowa, zdominowana jest przez rozwój technologiczny i wszechobecne wsparcie komputerowe. Zanim jednak nastąpiła nowa era, przedsiębiorstwa musiały radzić sobie wykorzystując w organizacji działań tradycyjne narzędzia. Codzienna praca wiązała się z koniecznością gromadzenia informacji w grubych aktach przechowywanych w szufladach pełnych innych dokumentów. Przyczyniało się to do chaosu, a także konieczne było poświęcenie większej ilości czasu na poszukiwanie odpowiednich dokumentów.
Pierwszym poważnym usprawnieniem technologicznym były arkusze kalkulacyjne, których specyfika pozwalała na zbieranie ogromnej (wręcz nieskończonej) liczby danych w małych plikach komputerowych. Dodatkowo, istniała możliwość dokonywania wielu różnych obliczeń, a także tworzenia wykresów ułatwiających analizę podejmowanych działań. Jednym z takich narzędzi jest Excel, z którego nadal korzysta wiele współczesnych przedsiębiorstw. Program używany jest do planowania pracy, przechowywania danych, a także do monitorowania wyników.
Mimo iż możliwości Excela są spore, to nie jest to rozwiązanie idealne, które pozwala na sprawne i bezproblemowe zarządzanie szybko rozwijającym się biznesem. Należy pamiętać, że postęp technologiczny jest ciągły – stale pojawiają się nowe i innowacyjne mechanizmy, których celem jest wsparcie przedsiębiorstw w wielu obszarach. W tym miejscu należy wspomnieć o systemie CRM, którego specyfika pozwala na prowadzenie firmy na nowym – zupełnie dotąd nieznanym poziomie.
Zastanawiasz się czy to już czas, aby zamienić Excela na nowoczesny i skuteczny system CRM? Dowiedz się czym jest CRM i poznaj osiem powodów, dla których warto rozważyć przejście w nową erę zarządzania sprzedażą. Samodzielnie przekonaj się, które rozwiązanie jest lepsze – Excel czy CRM.
CRM – czym jest?
CRM to skrót od anglojęzycznego hasła customer relationship management, który w języku polskim rozumiany jest dwojako. Z jednej strony to biznesowa filozofia działania – strategia, którą przedsiębiorstwa sprzedażowe powinny formułować i starannie realizować. Z drugiej strony to narzędzie – system umożliwiający skuteczne wypełnianie założeń oraz wspierający codzienną pracę w zakresie sprzedaży i budowania trwałych relacji z klientami.
W niniejszym materiale interesuje nas system CRM i wszelkie techniczne elementy związane z jego funkcjonalnością.
Excel czy CRM – który z nich jest lepszy?
Korzystając na co dzień z Excela zapewne doskonale znasz jego możliwości, a także ograniczenia. Być może nie wiesz jeszcze nic o funkcjach, które oferuje CRM, ale zastanawiasz się, które narzędzie jest lepsze – Excel czy CRM. Z tego względu chcemy przedstawić Tobie najważniejsze aspekty świadczące o przydatności systemu CRM i jego przewadze nad typowymi arkuszami kalkulacyjnymi.
Oto 8 czynników, które sprawiają, że CRM jest lepszy od Excela.
1. Wiele narzędzi w jednym
Korzystając z Excela musisz wciąż przenosić informacje z jednego pliku do drugiego? Męczy Cię ręczne przepisywanie danych do arkusza? Musisz korzystać osobno z aplikacji kalendarza, raportowania i komunikacji? Dzięki systemom CRM to wszystko możesz mieć w jednym miejscu. Decydując się na używanie CRM-a otrzymujesz zintegrowane narzędzie, za pomocą którego możesz optymalizować proces sprzedaży, śledzić postępy poszczególnych pracowników, przygotowywać szczegółowe raporty oraz planować wydarzenia i zadania. Program CRM to wiele różnych możliwości zebranych pod jednym schludnym interfejsem. Dzięki kompilacji tak wielu narzędzi rozwiniesz skrzydła i otworzysz swój biznes na nowe możliwości.
2. Cała wiedza o kliencie
CRM można nazwać ogromną, uporządkowaną, spójną i przejrzystą bazą wiedzy o kontrahentach, która pozwala sprawnie docierać nawet do najbardziej szczegółowych informacji, także w przypadku obsługi znaczącej liczby kontaktów. Oczywiście Excel pełni podobną funkcję, ale jego ograniczeniem jest sposób gromadzenia danych w ciasnych i nieprzystępnych wizualnie tabelach, które utrudniają sprawną analizę oraz poszukiwanie kluczowych elementów. Przewagą CRM-a jest to, że informacje o klientach przechowywane są w czytelnych kartach kontrahentów, które pozwalają umieszczać dane w tematycznych zakładkach. Dzięki temu łatwiejszy staje się proces poszukiwania, a osoby upoważnione mają dostęp do niezbędnych informacji o budowanej relacji – mogą sprawdzić powiązane dokumenty, mają dostęp do historii podejmowanych działań i doskonale wiedzą jakie komunikaty były wcześniej kierowane do danego odbiorcy.
3. Sprawna współpraca
Wyobrażasz sobie pracę z dziesięcioma innymi osobami na jednym arkuszu kalkulacyjnym? Wymaga to ciągłego aktualizowania pliku, a dodatkowo musisz dopilnować, aby każdy miał najnowszą wersję i udostępniał tę właściwą pozostałym współpracownikom. Taki sposób działania przyczynia się do narastania chaosu informacyjnego w firmie i może prowadzić do utraty cennych danych – ktoś przecież przypadkiem może usunąć kluczowe informacje. W związku z powyższym, CRM jest dużo lepszym rozwiązaniem, ponieważ pozwala pracować wszystkim pracownikom wspólnie na interaktywnych polach w systemie. Każdy uprawniony użytkownik ma automatyczny dostęp do danych – nie ma konieczności ciągłego udostępniania plików (o czym często można zapomnieć). Usprawnia to przepływ informacji w firmie i sprawia, że każdy pracownik w firmie ma możliwość stałego aktualizowania swojej wiedzy. Wszystko to przyczynia się do efektywniejszej obsługi Twoich kontrahentów, a zadowolony klient to wyznacznik sukcesu Twojej firmy.
4. Planowanie i monitorowanie pracy
Dzięki zintegrowanemu kalendarzowi możesz sprawnie planować zadania dla swoich pracowników i zarządzać tymi już przydzielonymi. Dzięki temu koordynowanie działań wszystkich handlowców jest łatwiejsze i dużo szybsze. Korzystając z CRM możesz bez kontaktu z pracownikiem przydzielić mu nowe zadanie, jak i sprawdzić co wykonuje on aktualnie. To funkcja, o której w Excelu można tylko pomarzyć. Realia są takie, że bez CRM-a każdy nowy obowiązek musi być przekazywany różnymi kanałami komunikacyjnymi – ustnie, mailowo lub też telefonicznie. Przyczynia się to do chaosu i powoduje, że część elementów trudniej egzekwować. W związku z powyższym, efektywność planowania i monitorowania pracy w systemie CRM jest jednym z głównych powodów, dla których to rozwiązanie (w odróżnieniu od Excela) stanowi najlepszą opcję dla Twojej firmy.
Nadal masz wątpliwości, który program jest lepszy – Excel czy CRM? Czytaj dalej!
5. Analiza postępów
Śledzenie na bieżąco tego, co dzieje się w Twojej firmie z pewnością jest dla Ciebie szczególnie ważne. Ręczne zbieranie raportów od każdego pracownika bywa niezwykle uciążliwe - każdy z nich musi przygotować swój własny dokument w terminie, następnie konieczne jest zbieranie wszystkich danych w jednym miejscu i dopiero wtedy można zająć się analizą informacji. Czy nie lepiej, jeśli to wszystko zrobi się samo? Największą przewagą systemów CRM nad klasycznymi arkuszami kalkulacyjnymi jest fakt, że raporty generowane są automatycznie i na bieżąco dokonywana jest ich aktualizacja. Korzystając z Excela masz możliwość tworzenia zestawień i wykresów, ale musisz robić to samodzielnie – konieczna jest zaawansowana wiedza z funkcji arkusza, a także zarezerwowanie większej ilości czasu.
Pracując w oparciu o system CRM możesz analizować:
- cały proces sprzedaży w poszukiwaniu problemów i potencjałów rozwojowych,
- postępy swoich pracowników.
6. Bezpieczeństwo danych
Wszyscy zgodzimy się z jednym – bezpieczeństwo to podstawa. Każda sprawnie funkcjonująca firma powinna dbać o bezpieczeństwo danych – materiałów wewnętrznych, informacji o klientach, czy też technikach działania. Korzystając z Excela, niestety, narażamy się na ryzyko wycieku. Jest to spowodowane niewystarczającymi zabezpieczeniami – w zasadzie każdy może uzyskać dostęp do Twojego pliku z wrażliwymi danymi. System CRM niweluje niebezpieczeństwo tego rodzaju poprzez przydzielenie dostępu do programu tylko wyznaczonym użytkownikom. Dodatkowo, istnieje możliwość zarządzania uprawnieniami do poszczególnych informacji, które znajdują się w systemie. Oznacza to, że nie każdy pracownik musi widzieć to samo – to dbałość o bezpieczeństwo, ale także ułatwienie pracy poprzez posiadanie pod ręką tylko potrzebnych do codziennych obowiązków danych.
7. Organizacja procesu sprzedażowego
Zamieniając Excel na CRM zyskujesz kolejną możliwość – zarządzanie procesem sprzedażowym. Moduł szans sprzedaży, który możesz dopasować do specyfiki Twojego biznesu przyczynia się do organizacji działań sprzedażowych Twoich handlowców. Jest to niezwykle pomocne, ponieważ korzystając z Excela trudno uspójnić prowadzone działania – pracownicy działają według własnych upodobań i wypracowanych schematów. Każdy klient pozyskiwany jest w inny sposób, co utrudnia analizę wyników. Dodatkowo, często cały proces trwa bardzo długo i staje się nieefektywny. System CRM może pomóc uspójnić działania i zoptymalizować czas poświęcany na proces pozyskiwania nowych kontrahentów.
8. Komfort codziennej pracy
Używając Excela dostajemy to, co przygotował dla nas Microsoft. Niczego mniej i niczego więcej. Nie mamy możliwości edytowania interfejsu, ukrywania mniej istotnych dla nas elementów i modyfikowania ich. Przy korzystaniu z CRM-a masz szansę dostosowania interfejsu do własnych wymagań i potrzeb Twojej firmy. Pewnych narzędzi będziesz używać codziennie, a innych tylko od czasu do czasu. Warto mieć możliwość segregowania ich, tak aby istniało poczucie klarowności i przejrzystości interfejsu. W końcu to od tego najczęściej zależy komfort pracy z nowoczesnymi narzędziami.
Dodatkowo, system CRM charakteryzuje się szybkością pracy – sprawniej wprowadza się dane i łatwiej znaleźć potrzebne informacje. Zaletą jest również to, że istnieją możliwości rozwojowe. Jeśli Twoje potrzeby zwiększą się i konieczne będzie bardziej zaawansowane rozwiązanie – nie ma problemu, ale Twój dostawca musi mieć to w swojej ofercie. Korzystając z systemu Quick CRM bez problemu przejdziesz na większy program Synergius CRM, a także rozwiązanie dedykowane.
Excel – CRM. Jak przenieść dane szybko i bez żadnych strat?
Zastanawiasz się nad przeniesieniem swojego biznesu z Excela do CRM-a? Obawiasz się, że utracisz swoje dotychczasowe dane (np. o klientach), które gromadzisz w plikach na własnym komputerze? Nie ma takiej potrzeby. Swoje informacje możesz sprawnie przenieść do CRM-a wykorzystując funkcję importu z pliku xlsx. Cały proces jest bardzo prosty i szybki. Nie nie tracisz, a bardzo wiele możesz zyskać.
Excel – CRM. Jak przenieść dane szybko i bez żadnych strat?
Znasz już korzyści CRM-a i powiązane z tym ograniczenia Excela. Twoim zadaniem jest teraz poświęcenie czasu na refleksję i przełożenie teorii na praktykę. Zastanów się zatem, czy przedstawione minusy Excela wpływają na realizację obowiązków w Twoim przedsiębiorstwie.
Być może warto zdecydować się na zmianę rozwiązania i wsparcie systemu CRM? Może to już czas, aby wykorzystać w pełni potencjał innowacyjnych narzędzi i wzbić swój biznes na wyższy poziom? Decyzja należy do Ciebie – samodzielnie odpowiedz na pytanie “Excel czy CRM” i wybierz to, co będzie najefektywniejsze dla Twojego przedsiębiorstwa.
Podpowiemy, że dobrym punktem startowym jest prosty system CRM, który zawiera wszystkie kluczowe funkcje CRM-a, a jednocześnie charakteryzuje się niską ceną. Inwestując niewiele, a dodatkowo mając możliwość darmowego testu (jak w programie Quick CRM) ograniczasz ryzyko do zera. Spróbuj i przekonaj się czy taki system jest dla Ciebie!
Jeśli masz jakieś wątpliwości albo pytania – zapraszamy do kontaktu. Chętnie odpowiemy i doradzimy najlepiej jak tylko potrafimy. Naszym celem jest wsparcie Twojego biznesu, Twój sukces i zadowolenie.
Polecamy także: