Pierwsze kroki w CRM

Pierwsze kroki w CRM


Chcesz rozpocząć swoją przygodę z CRM we właściwy i przemyślany sposób? Aby Ci w tym pomóc, przygotowaliśmy praktyczny poradnik pt. „Pierwsze kroki w CRM”. Ma pomóc Ci wykorzystać całkowity jego potencjał i osiągnąć pierwsze, wymierne efekty.

Pięć kroków do sukcesu

Poniżej znajdziesz pięć najważniejszych obszarów, w których możesz wykorzystać oprogramowanie CRM już na samym początku. Z materiału poznasz praktyczne sposoby na:

  1. Efektywne planowanie zadań
  2. Budowanie bazy kontrahentów
  3. Zarządzanie procesem sprzedaży
  4. Mierzenie wyników
  5. Szybką konfigurację pulpitu


1. Efektywne planowanie zadań

Praca na zadaniach to jedna z podstawowych, ale bardzo ważnych funkcji systemu CRM. To nie tylko interaktywny kalendarz z zadaniami, ale całe narzędzie do planowania pracy i zapisywania informacji o postępach.


Kalendarz w QuickCRM to

  • możliwość podejrzenia zadań pozostałych pracowników,
  • lista wszystkich aktywności widoczna dla kierownika,
  • zadania na dziś na pulpicie pracownika,
  • przypomnienia o zadaniach,
  • wiązanie zadań.


    • Czym jest wiązanie zadań?

    Dzięki niemu każde zdarzenie (np. telefon od klienta) i zadanie (np. spotkanie) może być podpięte do klienta i szansy sprzedaży. Masz dzięki temu całą historię relacji między Twoją firmą a klientem.


    Tym, co wyróżnia kalendarz w QuickCRM jest możliwość ustawienia dowolnych typów zadań, a także automatyczne raporty oparte o aktywności pracowników.

    Pierwsze kroki w CRM: kalendarz


    1. Zapoznaj się z dostępnymi typami zadań i określ, czy są wystarczające.
    2. Jeśli nie – dodaj własne.
    3. Pamiętaj o wiązaniu zadań z szansami sprzedaży i kontrahentami – na końcu artykułu dowiesz się, jakie to ważne!
    4. Wyświetl zadania na dziś na pulpicie pracowników

    Pomoc: zadania i zdarzenia


    Planuj spotkania z łatwością!

    QuickCRM sprawia, że planowanie spotkań wewnątrz firmy staje się dużo łatwiejsze. Wystarczy, że wyświetlisz na kalendarzu zadania danych osób i sprawdzisz, kiedy każdy z nich będzie miał czas. Dodasz zadanie i w polu ‘wykonawca’ wpiszesz nazwiska. Jednym kliknięciem utworzysz dla każdego z nich zadanie, które natychmiast zobaczą w swoim kalendarzu.


    Zadania i zdarzenia: funkcje dla kierownika

    W CRM kierownik może monitorować aktywność całej firmy. Może wyświetlić listę wszystkich zadań i zadań poszczególnych pracowników. Dodatkowo, zdarzenia pozwalają mu ocenić skuteczność poszczególnych działań (pkt 4.).


    2. Budowanie bazy kontrahentów

    System CRM ma służyć przede wszystkim tworzeniu i utrzymywaniu pozytywnych relacji z klientami. Zbieranie i przechowywanie informacji o współpracy z nimi jest więc jego kluczowym zadaniem.


    Baza wiedzy o klientach w QuickCRM to

  • spójna komunikacja z klientem,
  • bezpieczeństwo danych,
  • CRM online - dostęp z każdego urządzenia,
  • autouzupełnianie (integracja z GUS),
  • segmentacja klientów.

    • Jak działa segmentacja klientów?

    Atrybuty kontrahentów służą określaniu ich unikalnych cech, które służą segmentacji. Pozwala to odnaleźć klientów o dowolnych cechach (np. wszystkich firm usługowych z segmentu MŚP w Twojej bazie – atrybut ‘rodzaj działalności’ i atrybut ‘rozmiar firmy’).


    Pierwsze kroki w CRM: baza wiedzy o klientach

    1. Sprawdź, jak dodać kontrahenta do bazy.
    2. Zastanów się, jakie informacje o klientach chcesz zbierać.
    3. Zobacz, jak dodawać atrybuty kontrahentów.
    4. Dodaj swoich klientów lub zaimportuj bazę z pliku.

    Pomoc: kontrahenci


    Dlaczego warto zarządzać wiedzą o klientach?

    CRM daje dostęp do wiedzy każdemu pracownikowi, niezależnie od miejsca czy urządzenia, z którego korzysta. Nie stracisz ich też wraz z odejściem handlowca, bo nie będą przechowywane na jego dysku czy w formie papierowych notatek. Baza wiedzy pomaga też z łatwością wdrażać nowych pracowników i zastępować nieobecnych.


    Zastępowanie pracowników

    Musisz szybko zastąpić handlowca, który zachorował i nie przyszedł do pracy. Jeden z jego klientów z nich dzwoni do Twojej firmy. Co robisz? Nie mając systemu CRM, wszystkie informacje o tym kliencie i jego sytuacji przechowuje dysk (lub umysł) nieobecnego handlowca, a zastępujący go pracownik stoi przed zadaniem obsługi klienta, o którym nic nie wie. Chciałbyś dać pracownikom platformę do dzielenia się informacjami? Jest nią właśnie baza kontrahentów w CRM.

    3. Zarządzanie procesem sprzedaży

    Proces sprzedaży to pojęcie szerokie i na pewno znajdziesz na jego temat szczegółowe informacje (np. na naszym blogu). W ramach tego punktu omówimy jedynie kampanie sprzedażowe, czyli narzędzie służące do obsługi i monitorowania procesu sprzedaży.


    Dzięki niemu każdy pracownik będzie wiedział, jakie cele musi osiągnąć w rozmowie z klientem. Pozwoli też na zbieranie danych i tworzenie raportów, o których opowiemy w następnym kroku.


    Kampanie sprzedażowe w QuickCRM to

  • możliwość tworzenia wielu kampanii,
  • zarządzanie szansami sprzedaży,
  • własne etapy i cele na etapach każdej kampanii,
  • raporty dla kierownika,
  • wskazówki dla handlowca!

    • Jak działają wskazówki dla handlowca?

    Dla każdej szansy Twoi handlowcy planują i wykonują zadania, takie jak kontakt z klientem czy wysłanie oferty. Ikony przy szansach wskazują na jej status. To znaczy, informują o tym, że wobec szansy są zaplanowane działania lub że należy je zaplanować. Dają też znać, jeśli zaplanowane zadanie nie zostało wykonane w terminie .


    Zarządzanie kampaniami sprzedaży

    QuickCRM oferuje domyślną kampanię, z której możesz korzystać już od pierwszego dnia. Dodaj szanse sprzedaży, dla określonych klientów z Twojej bazy i zaplanuj wobec nich zadania. W ten sposób rozpoczniesz zarządzanie sprzedażą w CRM. Jeśli chcesz, możesz też dodać własną kampanię i ustalić dla niej indywidualne etapy i cele.
    Pomoc: kampanie sprzedaży


    Pierwsze kroki w CRM: kampanie sprzedaży

    1. Zapoznaj się z domyślną kampanią i określ, czy odpowiada Twojemu procesowi.
    2. Jeśli nie – dodaj własną kampanię lub kilka kampanii.
    3. Dodawaj kolejne szanse, łącząc je z klientami z Twojej bazy.
    4. Wobec każdej szansy zaplanuj zadania.
    5. Zacznij monitorować swój proces!

    Kierownik lub manager sprzedaży także może skorzystać z tej funkcji. Jak?
    Zarządzanie procesem w taki sposób pozwala na mierzenie jego efektywności. Dzięki temu, kierownik ma dostęp do raportów, które dają możliwość szybkiej oceny sytuacji i reagowania na zmiany.


    4. Mierzenie wyników

    Monitorowanie sprzedaży jest bardzo ważnym elementem strategii biznesowej przedsiębiorstwa. Tak naprawdę wszystkie poprzednie kroki prowadziły Cię do tego miejsca. Dzięki ich wykonaniu zebrałeś wiedzę, która jest niezbędna do usprawnienia funkcjonowania Twojej firmy, a właśnie to stanowi główny cel korzystania z CRM.


    Dlaczego warto wykorzystać automatyczne raporty CRM?

  • Po pierwsze, oszczędza to czas poświęcany na zbieranie danych porozrzucanych po różnych miejscach. Bez CRM zestawienie ich ze sobą i zebranie do analizy jest trudnie i czasochłonne.
  • Po drugie, ogranicza występowanie błędów. Ręczne tworzenie raportów generuje pole do drobnych pomyłek, których wyłapanie może przyprawić o ból głowy nawet najwytrwalszego managera.
  • W końcu, takie analizy mają sens, jeśli przeprowadza się je regularnie. Jednak ręcznie zebrane dane szybko tracą na aktualności i w każdym tygodniu/miesiącu/kwartale cały proces zbierania, zestawiania i analizy trzeba zaczynać od nowa.

    • CRM może każdego dnia dostarczać kierownikowi informacji o przebiegu sprzedaży i aktywności handlowców w formie automatycznych raportów. Sprawi, że wiedza ta będzie zawsze aktualna i łatwo dostępna dla każdego uprawnionego pracownika. Więcej o raportach tutaj.


    Raporty w QuickCRM to

  • automatyzacja zbierania danych,
  • pewność ich prawdziwości i aktualności,
  • oszczędność czasu i ograniczenie pomyłek,
  • narzędzia do analizy działań sprzedaży.

    • Jak analizować działania?
    Analiza działań sprzedaży jest możliwa dzięki wykorzystaniu najważniejszych raportów. Każdy z nich odpowiada na ważne pytania:
  • lejek sprzedażowy – ile szans znajduje się na każdym z etapów i jaka jest ich wartość?
  • konwersja lejka – jaka część szans przechodzi z jednego etapu do drugiego?
  • przyczyny utraty – jakie są najczęstsze przyczyny utraty szans sprzedaży?
  • aktywność handlowców – jakie działania najczęściej wykonują pracownicy?

    • Przykład: z raportu lejek sprzedaży (przykład 1.) wynika, że na etapie analizy potrzeb klienta jest aż 12 szans, a w następnym etapie jest ich tylko 5. To może oznaczać, że handlowcy chętniej zajmują się wystawianiem ofert i zamykaniem transakcji niż zadawaniem pytań i poznawaniem potrzeb klientów.


    Możesz się upewnić i sprawdzić dodatkowo raport aktywność handlowców. Pokaże Ci on, jakich typów zadań podejmują się poszczególni handlowcy. Dzięki temu ocenisz, dlaczego doszło do takiej sytuacji i jak możesz to poprawić.

    5. Szybka konfiguracja pulpitu

    Efektywne wykonywanie obowiązków wymaga także uporządkowanego miejsca pracy. Niezależnie od tego czy jest to biurko pracownika, czy jego pulpit w CRM, warto zadbać o odpowiednią organizację tego miejsca. Poświęcenie czasu na zaprojektowanie pulpitów zwróci się wielokrotnie w postaci wzrostu efektywności działu sprzedaży.


    Pulpit w QuickCRM to

  • wyświetlanie zadań na dziś,
  • tworzenie zakładek na pulpicie,
  • możliwość dodawania widgetów,
  • funkcja domyślnego pulpitu.


    • Pierwsze kroki w CRM: konfiguracja pulpitu

    1. Określ, jakich funkcji będą potrzebować poszczególni pracownicy (poniżej przykłady).
    2. Dodaj odpowiednie widgety i/lub skróty dla każdego typu pracownika (np. handlowiec i kierownik)
    3. Jeśli potrzebujesz więcej miejsca, utwórz zakładki.
    4. Ustaw pulpit domyślny dla każdego typu pracownika.


    Przykładowy pulpit handlowca

    Zastanówmy się, jakich narzędzi potrzebuje każdy handlowiec?
    Przede wszystkim powinien mieć dostęp do swoich zadań – wykorzystaj widget moje zadania na dziś, aby dać mu wgląd w zaplanowane na dany dzień czynności. Oprócz tego, warto umieścić na pulpicie także kalendarz, który pozwoli mu na szybkie planowanie zadań i rejestrowanie zdarzeń. Daj mu także dostęp do szybkiego tworzenia nowych szans sprzedaży i kontrahentów.
    Ważne: Raz skonfigurowany pulpit możesz ustawić jako domyślny dla danego typu użytkownika, dzięki czemu nie będziesz musiał robić tego dla każdego pojedynczego pracownika, a np. raz dla wszystkich specjalistów i raz dla managerów:
    Pomoc: konfiguracja pulpitu

    Przykładowy pulpit managera

    Co warto umieścić na widoku kierownika?
    Ważny będzie dla niego szybki dostęp do raportów, które będą się same aktualizować. W ten sposób będzie mógł monitorować np. konwersję lejka sprzedaży lub bieżące przyczyny utraty szans. Możesz dodać tam także listę wszystkich aktywności handlowców. Oczywiście manager może korzystać także z pozostałych widgetów, także tych, które wskazaliśmy jako przeznaczone dla handlowca.

    Pierwsze chwile z QuickCRM

    Opisane wyżej pierwsze kroki w CRM pozwolą Ci sprawnie rozpocząć pracę z tym narzędziem i osiągnąć pierwsze efekty w postaci lepiej zorganizowanego procesu sprzedażowego. Te działania pomogą Ci na skuteczne zarządzanie relacjami z klientem i wspieranie efektywności Twojego działu handlowego podczas jego codziennej pracy. Jeśli potrzebujesz więcej wskazówek, zajrzyj do działu POMOC.